Política de Privacidade

O FlowConsent é um produto da EMPTYTROUBLES, Lda. («EmptyTroubles», «nós»). Esta política aplica-se ao website flowconsent.pt, à aplicação web, à aplicação móvel para Android e iOS e ao suplemento para Microsoft Outlook («Serviço»), em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 («RGPD») e a Lei n.º 58/2019.

1. Responsável pelo tratamento

EMPTYTROUBLES, Lda., NIPC 516307819, com sede em Zona Industrial de Albergaria-a-Velha, Arruamento D, Lote 28, 3850-184 Albergaria-a-Velha, Portugal. Para questões de privacidade ou para exercer os seus direitos, contacte o nosso ponto de contacto para a proteção de dados através de privacy@empty.pt. Para outros assuntos: geral@empty.pt ou +351 234 035 161.

Papéis. A EmptyTroubles é responsável pelo tratamento dos dados das contas dos clientes, da faturação e do website. Quando uma organização («Cliente») utiliza o FlowConsent para tratar dados dos seus colaboradores ou de terceiros — por exemplo, pessoas que assinam ou dão consentimento através de uma ligação pública — o Cliente é o responsável pelo tratamento e a EmptyTroubles atua como subcontratante, tratando os dados apenas segundo as instruções do Cliente, nos termos do Acordo de Tratamento de Dados (DPA).

2. Que dados recolhemos

Tratamos as seguintes categorias de dados, consoante a forma como utiliza o Serviço:

Dados de conta e autenticação

• Nome, endereço de email, organização e papel, fornecidos no registo ou pela sua organização. A palavra-passe é guardada apenas sob a forma de hash (argon2id).
• Quando a organização liga o Microsoft 365, recebemos do Microsoft Entra ID os dados necessários à autenticação e, se a sincronização de diretório estiver ativa, nome, email, gestor, empresa e fotografia.
• Tokens de sessão, guardados no navegador ou, na app móvel, no armazenamento encriptado do sistema operativo, para o manter autenticado.

Conteúdos dos processos

• Fluxos, formulários, aprovações, consentimentos, comentários, assinaturas e demais registos que cria ou que lhe são atribuídos, incluindo o histórico de quem fez o quê e quando (trilho de auditoria).
• Dados de pessoas que assinam ou consentem através de uma ligação pública sem serem utilizadores: nome, email, a decisão tomada, a data/hora e elementos de prova da integridade do registo.
• Ficheiros e anexos que carrega a partir do computador, da galeria, da câmara ou do gestor de documentos do dispositivo.

Faturação

• Dados de faturação da organização e da subscrição. Os pagamentos e os dados de faturação são processados pela Stripe; não guardamos os dados do cartão de pagamento.

Dados técnicos e de diagnóstico

• Registos de acesso e de segurança (endereço IP, data/hora, eventos de auditoria) e informação do dispositivo e da aplicação (modelo, sistema operativo, versão da app), usados para o funcionamento e a segurança do Serviço.
• Relatórios de erros e desempenho, recolhidos através de uma instância Sentry auto-alojada em sentry.empty.pt, operada pela EmptyTroubles — estes dados não são partilhados com a Sentry (Functional Software, Inc.).
• Token de notificações push, caso autorize notificações, para lhe enviarmos avisos relacionados com os seus fluxos e tarefas.
• Estatísticas de utilização da aplicação web (quando ativas): eventos de utilização (por exemplo, "processo iniciado" ou "fluxo publicado") associados a um identificador pseudónimo do utilizador e da organização — nunca o nome, o email nem o conteúdo dos processos. Ver a secção 11.

3. Permissões do dispositivo (app móvel)

A aplicação móvel pode solicitar as seguintes permissões. São sempre opcionais e utilizadas apenas para a finalidade indicada:

• Câmara e galeria / ficheiros — apenas para anexar fotografias ou documentos a um fluxo, quando o iniciar.
• Notificações — para o avisar de tarefas, aprovações e atualizações dos seus fluxos.

4. Finalidades e fundamentos legais

• Prestar e operar o Serviço — execução do contrato.
• Autenticação, segurança e prevenção de abusos — interesse legítimo em manter o Serviço seguro.
• Faturação e obrigações fiscais — cumprimento de obrigação legal.
• Trilho de auditoria e prova — execução do contrato e cumprimento de obrigações legais (do Cliente e nossas).
• Comunicações e notificações de serviço — execução do contrato / interesse legítimo; notificações push mediante o seu consentimento.
• Funcionalidades opcionais (Microsoft 365, IA) — execução do contrato, quando ativadas pela organização.
• Estatísticas de utilização para melhorar o produto (quando ativas) — interesse legítimo; pode opor-se a qualquer momento.

5. Inteligência artificial

As funcionalidades de IA (por exemplo, leitura de documentos, resumos e assistência na criação de fluxos) usam a OpenAI, com residência de dados na UE, e só funcionam quando a organização as ativa. Nesse caso, apenas os dados estritamente necessários para o pedido são enviados, não são usados para treinar modelos e a organização pode desativar a funcionalidade a qualquer momento.

Assistentes de IA de terceiros (MCP). Se a organização o permitir, cada utilizador pode ligar um assistente de IA à sua conta (por exemplo, Claude, ChatGPT ou Copilot). Nesse caso, os dados que o assistente consulta ou cria em nome do utilizador — pedidos, respostas de formulários, comentários, fluxos — são enviados ao fornecedor desse assistente, que os trata segundo o contrato e a política de privacidade que o utilizador ou a organização tem com ele. Esse fornecedor não é um subcontratante da EmptyTroubles. O assistente só atua com as permissões do utilizador, as decisões e publicações exigem a confirmação do utilizador, tudo fica registado no histórico, e a ligação pode ser revogada a qualquer momento pelo utilizador (Conta › Assistentes de IA) ou pela organização.

6. Subcontratantes e partilha

Não vendemos dados pessoais. A aplicação, a base de dados, as filas de processamento, o envio de email e a monitorização de erros correm em infraestrutura própria da EmptyTroubles, em Portugal. Recorremos ainda aos seguintes fornecedores, que tratam dados por nossa conta ao abrigo de contratos de subcontratação (art. 28.º RGPD):

• Akamai Technologies (Akamai Connected Cloud) — Armazenamento de ficheiros: anexos, assinaturas e exportações (bucket privado). Madrid, Espanha (UE); Dados na UE; acesso só por ligações assinadas temporárias; contrato de subcontratação (art. 28.º RGPD).
• Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc. — Processamento de pagamentos e faturação das subscrições. Irlanda (UE) / EUA; Cláusulas Contratuais-Tipo (CCT) da Comissão Europeia; EU-US Data Privacy Framework.
• OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI, L.L.C. — IA opcional: leitura de documentos (passo «Leitura de documento»), desenho de fluxos a partir de texto e resumos dos pedidos. UE (residência de dados na Europa); Projeto com residência de dados na UE; apenas os dados estritamente necessários (na leitura de documentos, só o ficheiro indicado); dados não usados para treino de modelos; Cláusulas Contratuais-Tipo para eventual acesso a partir dos EUA (apenas quando a organização ativa as funcionalidades de IA).
• Expo (650 Industries, Inc.) — Entrega de notificações push para a aplicação móvel. EUA; Cláusulas Contratuais-Tipo; apenas token do dispositivo e texto da notificação (apenas se o utilizador ativar notificações push na app móvel).
• Microsoft Ireland Operations, Ltd. — Início de sessão Microsoft 365 / Entra ID e sincronização de diretório. UE / EUA; EU Data Boundary; Cláusulas Contratuais-Tipo; EU-US Data Privacy Framework (apenas quando a organização liga o Microsoft 365).
• PostHog, Inc. (PostHog Cloud EU) — Estatísticas de utilização do produto na aplicação web (identificador pseudónimo do utilizador e da organização, eventos de utilização; sem conteúdo dos processos). UE (Frankfurt, Alemanha); Dados alojados na UE; contrato de subcontratação (art. 28.º RGPD); Cláusulas Contratuais-Tipo para eventual acesso a partir dos EUA; sem cookies nem armazenamento no dispositivo (apenas quando as estatísticas de utilização estão ativas na aplicação web).

Informamos os clientes com antecedência razoável sobre a inclusão ou substituição destes fornecedores, conforme previsto no DPA. As apps móveis são distribuídas pela Google Play e pela Apple App Store, sujeitas às respetivas políticas. Podemos divulgar dados quando exigido por lei ou por autoridade competente.

7. Transferências internacionais

Os dados do Serviço são alojados na União Europeia. Sempre que um subcontratante trate dados fora do Espaço Económico Europeu, aplicamos salvaguardas adequadas, como as Cláusulas Contratuais-Tipo da Comissão Europeia ou o EU-US Data Privacy Framework.

8. Conservação

• Conservamos os dados enquanto a conta ou a organização estiver ativa e pelo período necessário às finalidades descritas ou ao cumprimento de obrigações legais.
• Retenção configurável: cada organização pode definir um prazo de conservação para processos concluídos (mínimo de 30 dias). Findo esse prazo, os processos, anexos e ficheiros são eliminados; mantêm-se apenas contadores agregados, sem dados pessoais.
• Eliminação da organização: após o pedido, há um período de carência de 30 dias durante o qual o Proprietário pode restaurar a organização. Findo esse prazo, todos os dados — incluindo ficheiros — são eliminados definitivamente.
• Sessões e tokens expirados são eliminados periodicamente.
• Documentos de faturação são conservados pelo prazo exigido pela lei fiscal.

9. Os seus direitos

Nos termos do RGPD, tem o direito de aceder, retificar, apagar, limitar ou opor-se ao tratamento, bem como à portabilidade dos seus dados e a retirar o consentimento. Pode exercê-los através de privacy@empty.pt. Tem ainda o direito de apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD — www.cnpd.pt).

Utilizadores e organizações

• Qualquer utilizador pode exportar os seus próprios dados na página da sua conta.
• O Proprietário de uma organização pode exportar todos os dados da organização num ficheiro ZIP.
• Se utiliza o FlowConsent através da conta da sua organização, alguns pedidos poderão ter de ser dirigidos a essa organização, enquanto responsável pelo tratamento.

Pessoas que assinaram ou consentiram através de uma ligação pública

Se assinou ou deu consentimento através de uma ligação pública e não é utilizador do Serviço, pode exercer os seus direitos em Direitos do titular:

• indica o seu email e recebe uma ligação de utilização única;
• pode descarregar os seus registos de consentimento em formato JSON;
• pode pedir o apagamento ou opor-se ao tratamento — o pedido é analisado pela organização responsável pelo processo (o responsável pelo tratamento);
• após aprovação, o seu nome e email são substituídos por um pseudónimo. A prova do ato (a decisão, a data/hora e o hash de integridade) é conservada por obrigação legal e para a declaração, exercício ou defesa de direitos num processo judicial (art. 17.º, n.º 3, alíneas b) e e), do RGPD).

10. Eliminação de conta e dados

Pode solicitar a eliminação da sua conta e dos dados pessoais associados através de privacy@empty.pt. Atenderemos o pedido sem demora injustificada, salvo quando a conservação for exigida por lei. A eliminação de uma organização segue o período de carência de 30 dias descrito acima.

11. Cookies e armazenamento local

O FlowConsent utiliza apenas armazenamento estritamente necessário no seu dispositivo. Não usamos cookies de publicidade, de estatística ou de rastreio. Em concreto:

• Sessão e autenticação — tokens de acesso guardados no armazenamento local do navegador (aplicação web e suplemento para Outlook) ou no armazenamento seguro do sistema operativo (app móvel).
• Preferências e estado da interface — tema claro/escuro, itens recentes da pesquisa rápida e indicação de que a visita guiada inicial já foi vista.

Este armazenamento é indispensável para prestar o serviço que pediu expressamente ou serve apenas para guardar escolhas que fez na interface. Por isso, está isento de consentimento nos termos do art. 5.º, n.º 3, da Diretiva 2002/58/CE (ePrivacy) e do art. 5.º da Lei n.º 41/2004, e não apresentamos um banner de cookies.

Estatísticas de utilização. Quando ativas, a aplicação web envia estatísticas de utilização para a PostHog (PostHog Cloud EU, alojada na UE), que atua como nosso subcontratante. Esta medição não usa cookies nem grava ou lê qualquer informação no seu dispositivo (os dados existem apenas na memória da página e desaparecem ao recarregá-la), não inclui gravação de sessões nem captura automática de cliques, e identifica-o apenas por um identificador pseudónimo — nunca pelo nome, pelo email nem pelo conteúdo dos seus processos; os endereços das páginas são enviados sem parâmetros. Por não haver armazenamento nem acesso ao seu dispositivo, a regra de consentimento da Diretiva ePrivacy não se aplica e continua a não ser necessário um banner de cookies. O fundamento é o nosso interesse legítimo em melhorar o produto; pode opor-se através de privacy@empty.pt. O website flowconsent.pt não utiliza estas estatísticas.

Tipos de letra. Os tipos de letra da aplicação web e do website flowconsent.pt são servidos a partir dos nossos próprios servidores — o seu navegador não faz pedidos a serviços de tipos de letra de terceiros. O rodapé do website obtém ainda conteúdos de empty.pt, também operado pela EmptyTroubles.

12. Segurança

Adotamos medidas técnicas e organizativas adequadas, incluindo encriptação em trânsito (TLS), encriptação em repouso de segredos e credenciais, isolamento de dados por organização, controlo de acessos por papel e registo de auditoria. Consulte a página de Segurança para mais detalhe.

13. Menores

O Serviço destina-se a utilização profissional e não é dirigido a menores de 16 anos. Não recolhemos intencionalmente dados de menores.

14. Alterações a esta política

Podemos atualizar esta política. Publicaremos a versão revista nesta página, com a respetiva data de atualização, e comunicaremos alterações materiais através do Serviço.

15. Contacto

EMPTYTROUBLES, Lda. · Zona Industrial de Albergaria-a-Velha, Arruamento D, Lote 28, 3850-184 Albergaria-a-Velha, Portugal · Proteção de dados: privacy@empty.pt · Geral: geral@empty.pt · +351 234 035 161.